Depuis le lancement du synode, les participants ont dû s’enregistrer de différentes façons en fournissant quelques données personnelles. Il est important de clarifier comment elles sont utilisées et quel droit d’accès vous avez sur ces données. Cet article fait le point sur ce sujet, en lien avec la mise en application ce vendredi 25 mai de la directive européenne sur la protection des données personnelles. N’hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez plus de précision.

Données personnelles enregistrées

Les membres des équipes synodales

Chaque participant à une équipe finale a été enregistré sur le site Internet par l’animateur de l’équipe. Nous avons collecté et conservé pour chaque participant le prénom, le nom, l’année de naissance, l’adresse mail (facultatif), la paroisse (ce dernier étant parfois non renseigné). Pour l’animateur de l’équipe, nous avons collecté et conservé en plus le numéro de téléphone et l’adresse postale. Ces données ont servi pour l’instant à contacter les animateurs ou les participants et à leur transmettre des informations, à construire des statistiques de participation au synode, ainsi qu’à établir des listes pour la consultation ayant eu lieu en paroisses le 18 mars 2018. À l’avenir, elles pourraient être partagées avec les autres services de l’association diocésaine. Ces données sont stockées dans un fichier accessible uniquement par les membres du secrétariat général, via un partage de fichier sécurisé par mot de passe.

Les contributions des équipes synodales

Les contributions envoyées par les équipes synodales sont associées à l’adresse mail de la personne ayant enregistré la contribution (le plus souvent l’animateur) et au numéro d’équipe. Il n’y aura pas de recoupement avec les participants des équipes synodales. Ces données seront utilisées pour préparer le cahier synodal qui sera remis aux délégués synodaux. Ces données ont servi à construire des éléments statistiques de participation au synode ou une analyse statistique du contenu (comme le ‘nuage de mots’). Ces données sont stockées dans un fichier accessible uniquement par les membres du secrétariat général, via un partage de fichier sécurisé par mot de passe. Les contributions sont également partagées avec les membres du conseil synodal qui effectue un travail de répartition du contenu, mais sans avoir connaissance ni de l’animateur, ni des autres participants qui l’ont rédigé (un fichier anonymisé leur est fourni).

Les délégués synodaux

Chaque participant à l’assemblée synodale s’est enregistré sur le site Internet (ou l’a été par quelqu’un). Nous avons collecté et conservé pour chaque délégué le prénom, le nom, l’année de naissance, l’adresse mail, le téléphone, l’adresse postale, et le groupe dont il fait partie (paroisse, doyenné, service, mouvement, communauté religieuse, conseil de l’évêque ou autre responsabilité dans l’Eglise diocésaine). Ces données serviront pour préparer et organiser les sessions de l’assemblée synodales. Une partie a été publiée sur le site internet: prénom, nom et groupe d’appartenance. Elles servent également à construire des statistiques de participation au synode. À l’avenir, elles pourraient être partagées avec les autres services de l’association diocésaine. Ces données sont stockées dans un fichier accessible uniquement par les membres du secrétariat général, via un partage de fichier sécurisé par mot de passe. Elles ont également été transmises à l’archevêque et au conseil épiscopal.

Conservation des données personnelles

Les données personnelles des membres des équipes synodales et des délégués synodaux seront conservées jusqu’à un an après la fin du synode, puis effacées (prénom, nom, téléphone, mail) ou anonymisées (commune conservée sans l’adresse complète, tranche d’année de naissance à 10 ans près sans l’année précise).

Droit d’accès et de rectification

Vous pouvez demander à recevoir, à faire corriger ou à faire effacer les données vous concernant en faisant parvenir une demande écrite au secrétariat général du synode, 3 rue de la Convention 25041 Besançon Cedex, accompagnée d’une copie de pièce d’identité et d’une adresse mail valide à laquelle ces données doivent vous être envoyées, le cas échéant.